Πολιτική Λειτουργίας Συστημάτων Βιντεοεπιτήρησης HONDOS CENTER

1. Σκοπός και πεδίο εφαρμογής

1.1. Η παρούσα πολιτική περιγράφει τους όρους εγκατάστασης και λειτουργίας του συστήματος βιντεοεπιτήρησης μέσω καμερών κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης (CCTV), της HONDOS CENTER. Ορίζει επίσης τα μέτρα ασφαλείας που λαμβάνονται για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των φυσικών προσώπων που βιντεοσκοπούνται από τις κάμερες κλειστού κυκλώματος  των εταιριών που χρησιμοποιούν το εμπορικό σήμα HONDOS CENTER. Για λόγους διαφάνειας, η παρούσα πολιτική διατίθεται στον ιστότοπο της HONDOS CENTER.

1.2. Η εγκατάσταση συστημάτων βιντεοεπιτήρησης στα καταστήματα και γραφεία των εταιριών HONDOS CENTER παρέχει δυνατότητα λήψης ή/και μετάδοσης εικόνας ή/και ήχου προς οθόνες προβολής ή μηχανήματα καταγραφής.

1.3. Σκοπός του συστήματος είναι η ασφάλεια και η προστασία του προσωπικού, των πελατών, επισκεπτών, των γραφειακών χώρων, των αγαθών, εμπορευμάτων, οχημάτων και λοιπών περιουσιακών στοιχείων και πληροφοριών της εταιρίας.

2. Υποχρεώσεις Υπευθύνου Επεξεργασίας

2.1.Ως υπεύθυνος επεξεργασίας κάθε εταιρία/κατάστημα HONDOS CENTER έχει όλες τις υποχρεώσεις που απορρέουν από ΓΚΠΔ 2016/679, το ν. 4624/2019 και τις Οδηγίες της  Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ) (όπως η Οδηγία 1/2011 «Χρήση συστημάτων βιντεοεπιτήρησης για την προστασία προσώπων και αγαθών»).

2.2. Ειδικότερα, τηρεί την υποχρέωση ικανοποίησης των δικαιωμάτων ενημέρωσης των υποκειμένων (ανάρτηση ειδικής ενημερωτικής πινακίδας, σε ελληνικά και αγγλικά, με μνεία του νόμου, τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου, δημοσιοποίηση της παρούσας πολιτικής στην εταιρική ιστοσελίδα, ενημέρωση εργαζομένων κλπ), πρόσβασης (με καταβολή εύλογου διοικητικού τέλους ύψους 15 ευρώ, ποσό που αντιστοιχεί στο κόστος του υλικού μέσου αποθήκευσης, USB Stick, και την συναφή απασχόληση προσωπικού) και αντίρρησης των υποκειμένων των δεδομένων, υποχρέωση τήρησης του απορρήτου και της ασφάλειας της επεξεργασίας.

3. Πολιτική Λειτουργίας Συστημάτων Βιντεοεπιτήρησης

3.1. Το Σύστημα βιντεοεπιτήρησης της HONDOS CENTER έχει εγκατασταθεί, κατά την αρχή της αναλογικότητας, για λόγους ασφάλειας εγκαταστάσεων, εργαζομένων, πελατών, προμηθευτών, προστασίας προσώπων και αγαθών από αξιόποινες πράξεις Σταθμίζοντας τα συμφέροντα που διακυβεύονται, η HONDOS CENTER κατέληξε ότι  το υφιστάμενο σύστημα βιντεοεπιτήρησης (CCTV) εξακολουθεί να είναι απολύτως απαραίτητο και το επιδιωκόμενο επίπεδο ασφάλειας και προστασίας προσώπων και αγαθών, στόχος  που δεν μπορεί να επιτευχθεί με άλλα ηπιότερα μέσα.

3.2. Προκειμένου να ενισχυθεί η προστασία της ιδιωτικής ζωής, η HONDOS CENTER έχει μεριμνήσει ώστε το σύστημα βιντεοεπιτήρησης να μην προβαίνει στη λήψη και ειδική επεξεργασία, (π.χ. μεγέθυνση, ειδική στόχευση, ευρετηρίαση, ανάλυση ειδικών χαρακτηριστικών) εικόνων που αποκαλύπτουν «ειδικές κατηγορίες δεδομένων». Οι κάμερες βιντεοεπιτήρησης είναι κατά βάση σταθερές και δεν μεταδίδουν δεδομένα μέσω Διαδικτύου (web cameras).

4. Βιντεοεπιτηρούμενοι χώροι

4.1. Οι χώροι που βιντεοεπιτηρούνται περιλαμβάνουν κάμερες παρακολούθησης, με ή χωρίς καταγραφή, της κίνησης στις εισόδους/εξόδους και το εσωτερικό των καταστημάτων και γραφειακών χώρων Τοποθετήθηκαν από ειδικό εγκαταστάτη σε κατάλληλα σημεία ώστε να διασφαλιστεί ότι η παρακολούθηση περιορίζεται στους απολύτως αναγκαίους χώρους σε σχέση με τους  επιδιωκόμενους σκοπούς.

4.2. Δεν έχουν τοποθετηθεί κάμερες της HONDOS CENTER που στοχεύουν σε δρόμους, και πεζοδρόμια άρα δεν λαμβάνεται εικόνα από εξωτερικό δημόσιο χώρο ή  γειτονικά κτίρια. Η παρακολούθηση εντός των εγκαταστάσεων της HONDOS CENTER περιορίζεται στο ελάχιστο δυνατό χωρίς να λαμβάνεται εικόνα από χώρους αποδυτηρίων και προθαλάμους τουαλετών κτλ.

4.3. Το σύστημα δεν χρησιμοποιείται για την επιτήρηση και αξιολόγηση των εργαζομένων εντός των γραφείων εργασίας τους. Επιπλέον των χώρων εισόδου και εξόδου, εικόνα λαμβάνεται μόνο από συγκεκριμένους χώρους, όπως ράμπες φόρτωσης εμπορευμάτων, μισθωμένοι χώροι στάθμευσης οχημάτων, computer rooms, λογιστήρια και χώροι φύλαξης  κρίσιμων αρχείων της εταιρίας, ενώ οι κάμερες εστιάζουν στο εκάστοτε προστατευόμενο αγαθό.

4.4. Η λειτουργία των καμερών αυτών σε εργάσιμες και μη εργάσιμες ώρες εξασφαλίζει αυξημένη προστασία των καταστημάτων και γραφειακών χώρων της HONDOS CENTER (π.χ. πρόληψη και απόδειξη τέλεσης αξιόποινων πράξεων, όπως κλοπές, βιαιοπραγίες, βανδαλισμοί,  έγκαιρη διαπίστωση κακόβουλων ενεργειών, περιορισμός πλημμύρας ή πυρκαγιάς προτού αυτή εξαπλωθεί), ιδίως κατά τη διάρκεια της νύκτας και των αργιών οπότε και οι κίνδυνοι είναι αυξημένοι. Οι διάδρομοι δεν επιτηρούνται κατά τις ώρες όπου εκεί δραστηριοποιούνται εργαζόμενοι και επισκέπτες της HONDOS CENTER και επομένως δεν υφίσταται προσβολή της ιδιωτικότητάς τους.

5. Δεδομένα βιντεοεπιτήρησης

5.1. Το σύστημα βιντεοεπιτήρησης της HONDOS CENTER αποτελείται, κατά περίπτωση, από ειδικά καταγραφικά μηχανήματα και σταθερές κάμερες, εκ των οποίων μερικές  λειτουργούν είκοσι τέσσερις (24) ώρες το εικοσιτετράωρο, επτά (7) ημέρες την εβδομάδα και οι υπόλοιπες ανά περίπτωση και ανά κατάστημα. Το σύστημα βιντεοεπιτήρησης της HONDOS CENTER καταγράφει την κίνηση στον επιτηρούμενο χώρο σε συνδυασμό με την ημερομηνία και την ώρα. Η εικόνα από τις κάμερες που λειτουργούν την οιαδήποτε χρονική στιγμή είναι διαθέσιμη σε πραγματικό χρόνο στο κατά τόπους γραφείο ασφάλειας της HONDOS CENTER.

5.2. Παράλληλα, η HONDOS CENTER έχει ήδη η θα εγκαταστήσει σύστημα ελέγχου πρόσβασης (Access Control) στις εισόδους / εξόδους των ορόφων των εγκαταστάσεών της, όπου η πρόσβαση του προσωπικού γίνεται με τη χρήση ειδικής ατομικής κάρτας. Σύμφωνα με το ν. 4624/2019 τα δεδομένα που συλλέγονται μέσω του συστήματος δεν χρησιμοποιούνται από τον εργοδότη για την παρακολούθηση της εργασίας του προσωπικού, την αξιολόγηση της συμπεριφοράς και της αποδοτικότητας των εργαζομένων.

6. Διάρκεια αποθήκευσης

6.1. Η διάρκεια αποθήκευσης του μαγνητοσκοπημένου υλικού σε ασφαλές μέρος περιορίζεται σε μέγιστο χρονικό διάστημα δεκαπέντε (15) ημερών. Στη συνέχεια τα δεδομένα διαγράφονται αυτόματα πλην συνδρομής εξαιρέσεων (αξιόποινες πράξεις, παραβιάσεις ασφάλειας, αιτήματα διωκτικών, αστυνομικών και εισαγγελικών αρχών κλπ).

6.2. Σε περίπτωση συμβάντος που συνδέεται με την ασφάλεια, το σχετικό μαγνητοσκοπημένο υλικό μπορεί να διατηρηθεί πέραν των 15 ημερών και σύμφωνα με όσα ορίζει η οδηγία της ΑΠΔΠΧ. Ειδικότερα, τα δεδομένα μπορούν να εξάγονται από το σύστημα και να τηρούνται σε ξεχωριστό αρχείο μέχρι 30 ημέρες. Αν το συμβάν αφορά τρίτον, η τήρηση των εικόνων μπορεί να γίνεται μέχρι 3 μήνες. Η πρόσβαση στα δεδομένα βιντεοεπιτήρησης περιορίζεται αυστηρά σε μικρό αριθμό εξουσιοδοτημένων και ειδικά εκπαιδευμένων χειριστών.

7. Προστασία δεδομένων βιντεοεπιτήρησης

7.1. Τα μηχανήματα με τις κάμερες του συστήματος βιντεοεπιτήρησης, εγκατεστημένα σε ειδικούς χώρους ελεγχόμενης και διαβαθμισμένης πρόσβασης, είναι συνδεδεμένα σε δίκτυο, το οποίο προστατεύεται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση με τη χρήση κωδικών πρόσβασης. Πρόσβαση στο σύστημα βιντεοεπιτήρησης και στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αυτό συλλέγει, συμπεριλαμβανομένων των εικόνων σε πραγματικό χρόνο και του μαγνητοσκοπημένου υλικού, έχει μικρός αριθμός σαφώς καθορισμένων προσώπων.

7.2.Η HONDOS CENTER ορίζει τα δικαιώματα πρόσβασης, τα οποία καθορίζονται σύμφωνα με τους εξειδικευμένους ρόλους εργασίας, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι χειριστές του συστήματος βλέπουν μόνο τις σχετικές με τα καθήκοντά τους πληροφορίες. Η HONDOS CENTER χρησιμοποιεί εξωτερικούς συνεργάτες / εκτελούντες επεξεργασία προσωπικών δεδομένων για λογαριασμό της για φύλαξη και ασφάλεια των γραφειακών χώρων της με σκοπό την προστασία προσώπων και αγαθών (παρακολούθηση του εσωτερικού κυκλώματος, τον έλεγχο επισκεπτών, τον εσωτερικό έλεγχο των γραφείων, τους βασικούς χειρισμούς του συστήματος ελέγχου πρόσβασης - Access Control κτλ. και παροχή υπηρεσιών τεχνικής κάλυψης συστημάτων ασφαλείας – ελέγχου πρόσβασης – CCTV – πυρασφάλειας και κατάσβεσης.

8. Εξωτερικοί εκτελούντες επεξεργασία

8.1. H τεχνική υποστήριξη επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων μέσω κυκλώματος βιντεοεπιτήρησης γίνεται μέσω δικτύου ενώ περιλαμβάνει επισκέψεις του κάθε υπαναδόχου, εγκαταστάτη ή συντηρητή στους γραφειακούς χώρους της HONDOS CENTER και έλεγχο εσωτερικών και εξωτερικών κυκλωμάτων συστήματος καθώς και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του λογισμικού ελέγχου και καταγραφής. Οι εν λόγω εξωτερικοί συνεργάτες / εκτελούντες επεξεργασία δεσμεύονται από γραπτή σύμβαση που διασφαλίζει το απόρρητο και την ασφάλεια της επεξεργασίας.

8.2. Οι χειριστές του συστήματος είναι ενήμεροι για το σκοπό της επεξεργασίας και για τι;ς επιτρεπτές χρήσεις του συστήματος. Πέραν του προαναφερόμενου μικρού αριθμού σαφώς καθορισμένων προσώπων που έχουν πρόσβαση στα δεδομένα του συστήματος βιντεοεπιτήρησης λόγω του ρόλου τους, τα δεδομένα δεν κοινοποιούνται ή διαβιβάζονται σε τρίτους παρά μόνο κατόπιν συγκατάθεσης των ατόμων που απεικονίζονται στα σχετικά αρχεία. Εξαίρεση αποτελούν περιπτώσεις που αρμόδιες δικαστικές, εισαγγελικές και αστυνομικές αρχές ζητούν νομίμως δεδομένα κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, ενώ επίσης επιτρέπεται διαβίβαση, υπό τους όρους του νόμου, στο πρόσωπο που απεικονίζεται στα τηρούμενα αρχεία ως θύμα ή δράστης αξιόποινης πράξης. Κάθε παραβίαση προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται από το σύστημα βιντεοεπιτήρησης καταγράφεται στο Αρχείο Καταγραφής Περιστατικών και ενημερώνεται το ταχύτερο δυνατό ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων της εταιρίας.

9. Δικαιώματα υποκειμένων 

9.1. Ως υποκείμενο των δεδομένων, κάθε άτομο έχει δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα ενός συστήματος βιντεοεπιτήρησης που το αφορούν. Μπορεί ακόμα να ζητήσει αντίγραφο του βιντεοσκοπικού υλικού υποβάλλοντας έγγραφη αίτηση σε ειδικό έντυπο που του χορηγεί ο υπεύθυνος κάθε καταστήματος  HONDOS CENTER. Η αίτηση περιέχει τα στοιχεία ταυτότητας (ΑΔΤ, διαβατηρίου κλπ) και μνεία του νομικού λόγου που τα ζητά και των λοιπών στοιχείων (ημερομηνία και ώρα λήψης εικόνων) και συνοδεύεται με καταβολή εύλογου διοικητικού τέλους ύψους 15 ευρώ. Εφόσον το σύστημα βιντεοεπιτήρησης καταγράψει αξιόποινη πράξη στην οποία κάποιος εμπλέκεται ως θύμα ή θύτης, μπορεί ο τελευταίος να ζητήσει να του χορηγηθεί το σχετικό βιντεοσκοπημένο τμήμα δεδομένων, υπό την επιφύλαξη ύπαρξης σχετικής απαγόρευσης από αρμόδια δικαστική αρχή.

9.2. Τα δικαιώματα των υποκειμένων εξετάζονται από την HONDOS CENTER και ικανοποιούνται κατά τα προβλεπόμενα στην κείμενη νομοθεσία. Αν η εταιρία διαπιστώσει ότι το αίτημα αντίρρησης είναι νόμιμο και πρέπει να ικανοποιηθεί, οφείλει να προβεί στη διαγραφή ή δέσμευση («κλείδωμα») των αντίστοιχων δεδομένων, καθώς επίσης να προσαρμόσει τη λειτουργία του συστήματος εν γένει ώστε να αποφευχθεί αντίστοιχη παράνομη επεξεργασία στο μέλλον.

9.3. Ειδική αντιμετώπιση απαιτείται όταν στις εικόνες προς παρουσίαση περιλαμβάνονται και τρίτα φυσικά πρόσωπα, όπως λήψη συγκατάθεσης από τα τρίτα πρόσωπα, χρήση τεχνικών μοντάζ ή μερική ικανοποίηση του αιτήματος. Στην περίπτωση που θίγεται από την HONDOS CENTER κατά οιονδήποτε τρόπο η προστασία των προσωπικών δεδομένων τους, τα υποκείμενα μπορούν να προσφύγουν στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) της HONDOS CENTER dataprotection@hondoscenter.gr και αν δεν ικανοποιηθούν, στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ) (βλ. http://www.dpa.gr).

Η HONDOS CENTER προτίθεται να αναθεωρεί περιοδικά την παρούσα, ώστε να αντανακλά τις αλλαγές στις πολιτικές και πρακτικές της. ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΤΕΛΕΥΤΑΙΑΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ: 15/1/2020.